Заказывая обеды в офис, компания заключает договор со специализированной (кейтеринговой) фирмой, которая готовит обеды, доставляет их к месту потребления. Трудовым законодательством бесплатное питание предусмотрено только для некоторых категорий работников: тех, кто трудится во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ). Таким работникам бесплатно выдается молоко или иные равноценные пищевые продукты. На работах с особо вредными условиями труда бесплатно выдается лечебно-профилактическое питание, причем строго по нормам, установленным Минздравом.
Компания может принять решение бесплатно накормить всех работников, а не только тех, кто трудится во вредных условиях. От того, как оформлено такое решение, зависит налоговая нагрузка фирмы.
Обязанность зафиксирована в трудовом договоре
Налоговое законодательство позволяет включить в налоговую базу для целей налогообложения прибыли все расходы на оплату труда, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами (п. 25 ст. 255 НК РФ). В этом случае стоимость услуг кейтеринговой фирмы отражается в составе расходов на оплату труда.
НДФЛ.
Уменьшая налоговую базу по налогу на прибыль на стоимость услуг специализированной компании, надо иметь в виду, что бесплатный обед - это доход работника в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно, возникает база для исчисления НДФЛ со стоимости бесплатных обедов. Причем база рассчитывается с учетом НДС. Поэтому работодатель обязан удержать у работника с доходов соответствующую сумму НДФЛ со стоимости бесплатных обедов и перечислить ее в бюджет (ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что в налоговую базу по НДФЛ не включается только стоимость бесплатного питания, предоставляемого на основании ст. 222 Трудового кодекса.
Страховые взносы.
Со стоимости бесплатных обедов необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды. Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ). Причем в базу для расчета страховых взносов включаются и выплаты в натуральной форме в виде товаров, работ или услуг (п. 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ). Величина "натуральных вознаграждений" рассчитывается исходя из цен, установленных в договоре с учетом НДС.
Обратите внимание, что база для расчета НДФЛ и страховых взносов рассчитывается отдельно по каждому физическому лицу. Поэтому необходимо организовать персонифицированный учет съеденных обедов, например, путем выдачи работникам талонов на питание или отражения в ведомости выдачи обедов (Письмо Минфина России от 19 июня 2007 г. N 03-11-04/2/167). Тем более что обеды заказываются в офис по количеству работающих. Заметим, что порядок фиксации количества съеденного следует отразить в локальных нормативных актах. Также необходимо закрепить сумму, которую можно потратить на порцию (Письмо Минфина России от 8 августа 2007 г. N 03-03-06/2/149).
Следует отметить, что трудовым законодательством установлены ограничения по выплате зарплаты в натуральной форме (ст. 130 ТК РФ). Зарплата, выплаченная в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы. Если по результатам персонифицированного учета окажется, что стоимость обедов работника за месяц превышает 20 процентов от заработной платы, то величину превышения нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли.
Между тем, страховые взносы следует начислять на всю стоимость обедов, так как порядок начисления страховых взносов не увязан с учетом выплат и иных вознаграждений физическим лицам в составе расходов в целях налогообложения прибыли. Зато величину страховых взносов можно принять в уменьшение прибыли целиком, так как они начисляются в соответствии с действующим законодательством (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
НДС.
В настоящее время порядок начисления или неначисления НДС на стоимость безвозмездно переданных обедов законодательством не урегулирован. С одной стороны, безвозмездная передача обедов подпадает под действие п. 2 ст. 154 Налогового кодекса, поэтому является налогооблагаемой операцией в целях исчисления НДС (Постановление ФАС Поволжского округа от 1 марта 2007 г. по делу N А65-15982/2006). С другой стороны, передача обедов, зафиксированная в трудовых договорах, является частью оплаты труда, поэтому регулируется трудовым законодательством. Соответственно, объекта обложения НДС не возникает (Определение ВАС РФ от 11 июня 2008 г. N 7333/08). В этом случае реализации обедов не происходит, а "входной" НДС можно принять к вычету (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).
Особенности шведского стола.
Некоторые компании пытаются оптимизировать налоговую нагрузку путем уменьшения размера страховых взносов за счет организации питания в форме шведского стола. Такой порядок питания не подразумевает персонального учета обедающих, так как сам принцип шведского стола означает, что каждый выбирает самостоятельно вид и количество потребляемых продуктов. Поэтому невозможно определить, кто сколько съел. Соответственно, невозможно рассчитать индивидуально по каждому работнику базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов. А раз нельзя рассчитать базу, то налог на доходы физических лиц и взносы можно не начислять (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. N 42).
Экономя на страховых взносах, компания автоматически попадает в зону риска по налогу на прибыль. Ведь бесплатное питание, предусмотренное трудовыми и коллективными договорами, является частью оплаты труда. Чтобы компания могла учесть зарплату в налоговом учете, ее величина должна быть подтверждена документально. Причем не общая сумма, а выплаты каждому работнику. Ведь включение сумм в состав расходов на оплату труда, как и в случае иных начислений по оплате труда, предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением страховых взносов и НДФЛ).
Питание в виде шведского стола не предоставляет такой возможности. Поэтому предоставление питания в неопределенной сумме не отвечает понятию оплаты труда и противоречит нормам трудового законодательства (ст. ст. 129, 135 ТК РФ). Соответственно, такие затраты не могут быть учтены при расчете прибыли (Письмо Минфина России от 4 марта 2008 г. N 03-03-06/1/133).
Кроме того, предприятие обязано начислить НДС со стоимости передаваемого работникам бесплатного питания в виде шведского стола (п. 2 ст. 154 НК РФ).Пример.
ООО "Прометей" заключило договор с кейтеринговой компанией на доставку обедов в офис. Стоимость одного обеда - 236 руб., в том числе НДС - 36 руб. В мае было заказано и поставлено 440 порций стоимостью 103 840 руб., в том числе НДС - 15 840 руб.
В коллективном договоре и трудовых договорах с работниками предусмотрена обязанность ООО "Прометей" обеспечивать персонал бесплатным питанием. Кроме того, в компании ведется персонифицированный учет съеденных обедов. Фирма решила не начислять НДС со стоимости бесплатных обедов.
В налоговом учете "Прометея" в мае отражена стоимость поставленных обедов в сумме 103 840 руб., так как предоставление бесплатного питания является частью оплаты труда.
Из заработной платы работников удержан НДФЛ со стоимости бесплатного питания в размере 13 499 руб. (103 840 руб. x 13%).
На стоимость бесплатных обедов начислены страховые взносы во внебюджетные фонды в сумме 35 513,28 руб. (103 840 руб. x (26% + 2,9% + 3,1% + 2% + 0,2%)).
Обязанность предоставления обедов не зафиксирована в локальных актах
Если предоставление работнику бесплатного питания не предусмотрено трудовым и коллективным договорами, то стоимость обедов нельзя учесть при расчете прибыли (п. 25 ст. 270 НК РФ). Исключением являются случаи, когда бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовыми или коллективными договорами.
НДФЛ.
Бесплатный обед, выданный работнику, является его доходом в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Причем налоговым законодательством не установлена зависимость появления дохода работника от того, учитывается ли стоимость питания в налоговом учете или нет.
Страховые взносы.
На стоимость бесплатных обедов следует начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (п. 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ). Необходимо отметить, что, в отличие от ЕСН, порядок начисления страховых взносов не увязан с учетом выплат и иных вознаграждений физическим лицам в составе расходов в целях налогообложения прибыли.
НДС.
Бесплатное питание, предоставленное работникам вне системы оплаты труда, является реализацией для целей исчисления НДС (пп. 1, 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). Поэтому на стоимость обедов, предоставленных работникам бесплатно, необходимо начислить НДС. Причем база для исчисления НДС определяется как стоимость переданного имущества, без включения НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ).
Обратите внимание! Передача обедов работникам признается налогооблагаемой операцией, поэтому НДС, уплаченный поставщикам обедов, можно принять к вычету (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Пример.
ООО "Диана" обеспечивает работников бесплатным питанием, поэтому был заключен договор со специализированной компанией на доставку обедов в офис. Стоимость обеда - 177 руб., в том числе НДС - 27 руб. В июне в офис было доставлено 600 порций стоимостью 106 200 руб., в том числе НДС - 16 200 руб. Персонифицированный учет в компании ведется.
В коллективном и трудовых договорах предоставление бесплатных обедов работникам не предусмотрено. Поэтому стоимость обедов в налоговом учете не отражается. Кроме того, бухгалтер "Дианы" в конце июня начислил НДС со стоимости обедов, бесплатно переданных работникам, в сумме 16 200 руб. ((177 руб. - 27 руб.) x 18%), выписал счет-фактуру и отразил в книге продаж.Соответственно, НДС со стоимости приобретенных "Дианой" обедов в сумме 16 200 руб. можно принять к вычету, ведь они участвуют в налогооблагаемых операциях. Поэтому счет-фактуру от специализированной организации следует отразить в книге покупок.
Со стоимости обедов, переданных работникам, необходимо начислить:
- НДФЛ - 13 806 руб. (106 200 руб. x 13%);
- страховые взносы во внебюджетные фонды - 36 320,40 руб. (106 200 руб. x 34,2%).
Сумму страховых взносов можно учесть в налоговом учете (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
